Video's die zijn geüpload naar de videoportal zijn in eerste instantie alleen toegankelijk voor de gebruiker. Na het uploaden kunnen video's alleen worden gedeeld met andere ULCN-accounts. Wanneer een video zichtbaar moet zijn voor de hele universiteit of voor het publiek in het algemeen, kan een verzoek worden ingediend bij een facultaire video-coördinator.

• Studenten en medewerkers van de Universiteit Leiden mogen video's uploaden op Kaltura, mits zij het auteursrecht op de video bezitten (d.w.z. wanneer een video door een persoon zelf is gemaakt) of geautoriseerd zijn door de auteursrechthebbende.
• Het is toegestaan om gelicenseerde audiovisuele werken via Kaltura te tonen tijdens lezingen of workshops, op voorwaarde dat het materiaal beschermd is tegen uitzending van buitenaf (zet My Media video op "Privé"). 
• Het is niet toegestaan om medische video-opnames te uploaden op Kaltura zonder schriftelijke toestemming van de gefilmde patiënten. Indien de betrokken personen minderjarig zijn, is toestemming van de ouders of wettelijke verzorger vereist.